Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont SINAY STRATEGIC LLC, éditrice du site https://intelliservice.net/, collecte, utilise, conserve, protège et, le cas échéant, partage les données personnelles traitées dans le cadre du site et des services IntelliService.

IntelliService est une plateforme SaaS conversationnelle conçue pour permettre à des administrations, ministères, agences, directions, institutions ou organisations publiques de communiquer avec leurs publics via WhatsApp, Telegram et un widget web, à partir d'une base de connaissances validée par l'organisation cliente.

La plateforme est conçue selon un principe simple : fournir une information officielle, sourcée et accessible, sans traiter de dossiers administratifs individuels et sans prendre de décision automatisée concernant une personne.

Pour les données collectées directement via le site intelliservice.net, le responsable du traitement est :

Lorsque IntelliService est utilisé par une organisation cliente, celle-ci peut être responsable du contenu qu'elle publie, des bases de connaissances qu'elle valide, des communications qu'elle envoie et des traitements qu'elle décide de mettre en œuvre à travers la plateforme.

Dans ce cadre, SINAY STRATEGIC LLC peut agir comme prestataire technique, opérateur de plateforme ou sous-traitant, selon les contrats conclus avec l'organisation cliente.

Dans le cadre du site et des services IntelliService, les catégories de données suivantes peuvent être collectées :

• Données de contact : nom, prénom, fonction, organisation, adresse email, numéro de téléphone, pays, langue de communication.
• Données de demande commerciale : contenu d'un message, demande de démonstration, demande d'information, échange avec l'équipe IntelliService.
• Données techniques : adresse IP, navigateur, système d'exploitation, horodatage, logs de sécurité, données de connexion, événements techniques nécessaires à la protection et au bon fonctionnement du site.
• Données d'usage : pages consultées, interactions avec le site, préférences de navigation, demandes transmises.
• Données conversationnelles dans le cadre du service : messages envoyés par les utilisateurs finaux via WhatsApp, Telegram ou widget web, langue utilisée, canal d'origine, historique de conversation, sujet général de la demande, statut d'escalade vers un agent, satisfaction éventuelle.
• Données d'abonnement : préférences d'abonnement à des newsletters, alertes officielles, thématiques suivies, consentement, désabonnement.
• Données internes des organisations clientes : utilisateurs administrateurs, agents, rôles, permissions, logs d'action, contenus de base de connaissances, documents administratifs publiés ou validés dans la plateforme.

IntelliService n'est pas conçu pour collecter ou traiter des dossiers citoyens personnalisés.

La plateforme n'a pas vocation à collecter des données sensibles telles que données de santé, religion, opinions politiques, orientation sexuelle, données biométriques, données pénales ou informations administratives confidentielles, sauf cas très spécifique expressément encadré par un contrat, une base légale appropriée et des mesures de sécurité renforcées.

IntelliService ne doit pas être utilisé pour rendre une décision administrative automatisée, qualifier juridiquement une situation individuelle ou traiter une demande officielle nécessitant l'intervention d'un agent habilité.

Les données peuvent être traitées pour les finalités suivantes :

• Répondre aux demandes transmises via le site ou par email.
• Présenter les services IntelliService et organiser des échanges commerciaux.
• Créer, configurer et maintenir un espace client pour une organisation.
• Permettre à une organisation cliente de fournir des réponses informationnelles via WhatsApp, Telegram ou widget web.
• Acheminer les messages des utilisateurs finaux vers l'assistant automatisé ou vers un agent humain.
• Permettre l'abonnement et le désabonnement à des newsletters ou alertes officielles.
• Produire des statistiques agrégées sur les sujets demandés, les volumes de conversations, les temps de réponse et les besoins informationnels.
• Assurer la sécurité, la traçabilité, l'audit, la supervision technique et la prévention des abus.
• Améliorer la qualité, la fiabilité et la performance de la plateforme.
• Respecter les obligations légales, réglementaires, contractuelles ou de conformité applicables.

IntelliService peut utiliser des technologies d'intelligence artificielle pour comprendre les demandes, rechercher dans une base de connaissances validée et formuler une réponse.

L'assistant automatisé ne répond pas librement à partir de connaissances générales. Il doit s'appuyer sur les contenus fournis, validés ou approuvés par l'organisation cliente.

Lorsque l'information n'est pas disponible, insuffisante ou incertaine, l'assistant peut refuser de répondre et proposer une orientation vers un agent humain ou vers le service compétent.

L'utilisateur doit être informé lorsqu'il interagit avec un assistant automatisé. Il peut demander à être orienté vers un agent humain lorsque ce canal est disponible.

Selon les cas, les traitements peuvent être fondés sur :

• Le consentement de l'utilisateur lorsqu'il contacte volontairement IntelliService ou s'abonne à des communications.
• L'exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles.
• L'intérêt légitime de SINAY STRATEGIC LLC à sécuriser, maintenir et améliorer ses services.
• L'exécution d'une mission ou d'un service demandé par une organisation cliente.
• Le respect d'obligations légales ou réglementaires applicables.

Lorsqu'un utilisateur échange avec IntelliService via WhatsApp, Telegram ou un widget web, certaines données nécessaires à la conversation peuvent être traitées : identifiant de canal, numéro ou identifiant technique, contenu du message, langue, date, heure, statut de livraison et historique de conversation.

Les conditions propres à WhatsApp, Meta, Telegram ou aux autres services tiers peuvent également s'appliquer lorsque l'utilisateur utilise ces canaux.

L'utilisateur doit éviter de transmettre des informations sensibles, confidentielles ou relatives à un dossier personnel lorsque le service est présenté comme informationnel.

Certaines données peuvent être traitées par des prestataires nécessaires au fonctionnement du service, notamment :

• hébergeurs cloud ;
• fournisseurs de messagerie ;
• fournisseurs d'intelligence artificielle ;
• services d'email transactionnel ;
• outils de supervision, sécurité et journalisation ;
• services de stockage, sauvegarde ou analyse technique.

Ces prestataires interviennent uniquement pour les besoins du service et doivent respecter des obligations adaptées de confidentialité, sécurité et protection des données.

IntelliService est conçu selon une logique multi-tenant. Cela signifie que chaque organisation cliente dispose d'un environnement logique séparé.

Les données d'une organisation cliente ne doivent pas être visibles par une autre organisation cliente.

Les accès internes sont limités selon les rôles, permissions et besoins strictement nécessaires au fonctionnement, au support, à la sécurité ou à la maintenance.

Les actions sensibles peuvent être journalisées afin d'assurer traçabilité et audit.

Les données sont conservées pendant une durée proportionnée à leur finalité.

Les données de contact commercial sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande et au suivi raisonnable de la relation commerciale.

Les données contractuelles sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle puis archivées selon les obligations applicables.

Les conversations peuvent être conservées pendant une durée définie par l'organisation cliente ou par le contrat applicable.

Les logs techniques et de sécurité peuvent être conservés pendant la durée nécessaire à la protection du service, à l'audit, au diagnostic et à la prévention des incidents.

Les preuves d'abonnement et de désabonnement peuvent être conservées afin de démontrer le respect des préférences de communication.

SINAY STRATEGIC LLC met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération, la divulgation ou la destruction.

Ces mesures peuvent inclure :

• chiffrement des communications ;
• contrôle des accès ;
• authentification renforcée ;
• gestion des rôles et permissions ;
• journalisation des actions sensibles ;
• séparation des organisations clientes ;
• surveillance technique ;
• sauvegardes sécurisées ;
• rotation des secrets ;
• procédures de réponse à incident.

Aucune technologie ne garantit une sécurité absolue. Les utilisateurs et organisations clientes doivent également protéger leurs propres accès, appareils, comptes, mots de passe et canaux de communication.

Selon la réglementation applicable, toute personne concernée peut disposer des droits suivants :

• droit d'accès ;
• droit de rectification ;
• droit d'effacement ;
• droit d'opposition ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité ;
• droit de retrait du consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• droit d'obtenir des informations sur les traitements réalisés.

Toute demande peut être adressée à : contact@intelliservice.net

Lorsque la demande concerne une organisation cliente spécifique, SINAY STRATEGIC LLC peut rediriger la demande vers cette organisation ou la traiter conformément aux instructions contractuelles de celle-ci.

Une preuve d'identité peut être demandée afin d'éviter toute divulgation non autorisée.

Le site intelliservice.net peut utiliser des cookies ou technologies similaires afin d'assurer son bon fonctionnement, mesurer l'audience, sécuriser la navigation, améliorer l'expérience utilisateur et analyser les performances techniques.

L'utilisateur peut configurer son navigateur afin de refuser ou limiter certains cookies. Le refus de certains cookies peut affecter certaines fonctionnalités du site.

SINAY STRATEGIC LLC étant située aux États-Unis et la plateforme pouvant utiliser des prestataires techniques internationaux, certaines données peuvent être transférées ou traitées hors du pays de résidence de l'utilisateur.

Lorsque cela est requis, des garanties appropriées peuvent être mises en place, notamment par voie contractuelle, afin d'assurer un niveau de protection adapté.

Les services IntelliService ne sont pas destinés spécifiquement aux mineurs.

Lorsqu'une organisation cliente s'adresse à un public incluant des mineurs, elle doit s'assurer que les contenus, finalités et modalités d'utilisation sont adaptés et conformes aux règles applicables.

Les organisations clientes sont responsables de l'exactitude, de la licéité, de la mise à jour et de la validation des informations qu'elles intègrent dans IntelliService.

SINAY STRATEGIC LLC fournit une solution technique permettant de structurer, diffuser et faciliter l'accès à ces informations, mais ne garantit pas l'exactitude administrative des contenus fournis par les organisations clientes.

SINAY STRATEGIC LLC se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte de l'évolution du site, des services, de la réglementation ou des pratiques internes.

La version applicable est celle publiée sur le site au moment de la consultation.

Pour toute question relative à la confidentialité ou à la protection des données :